So optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Seit einiger Zeit arbeite ich mit einem Kunden daran, das Projektmanagement im Unternehmen zu verbessern. Oder besser: genau zu klären, wie man das Thema „Projekte“ überhaupt sinnvoll in den Griff bekommt. Der Klient kam auf mich zu mit einer Anfrage zu verschiedenen Themen aus dem Projektmanagement. In erster Linie ging es zunächst um die typischen Strukturen und Abläufe, also die Frage, wie definiert man Rollen im Projekt und die Aufbauorganisation bei übergreifenden Themen. Daran schloss sich die Frage nach der Projekt-Initiierung an, also wie Projekte „entstehen“. Daraus entstand als erster Schritt ein Online-Training zu diesen grundlegenden Aspekten des Projektmanagements.

Da mir diese Fragen immer wieder gestellt werden, möchte ich in diesem Blogbeitrag noch einmal ausführlicher darauf eingehen. Nach dem Abklären der ersten Punkte und des passenden Formats hatten gemeinsam entschieden, die fraglichen Themen nur im etwas erweiterten Kreis der Geschäftsführung anzugehen. Es versteht sich von selbst, dass die zu klärenden Punkte ebenso wie das zugrundeliegende Verständnis von Projektmanagement zuerst auf oberster Ebene klar verstanden sein sollten. Erst dann macht es Sinn, dass sich die restliche Organisation damit auseinandersetzt. Tatsächlich ist das in meinen Augen der Idealfall. Wie oft soll ich als Trainer Projektleitern das Handwerkszeug vermitteln, die sich dann darüber auslassen, dass ihre Führungsebenen keine Idee von Projektmanagement haben und damit die zielgerichtete Projektarbeit praktisch unmöglich machen?

Frageliste zum Projektmanagement

Im vorliegenden Fall hatte ich es mit einem kleinen Kreis von Entscheidern zu tun. Sie wollten nicht nur hochmotiviert an dem Thema Projekte arbeiten, sondern hatten sich perfekt mit einer mehrseitigen Fragenliste auf unser Treffen vorbereitet. Ich spürte in jedem Vorgespräch den Wunsch, die Fragen zu beantworten und zu einem gemeinsamen Verständnis zu kommen, wie Projekte dort künftig gelebt werden sollten.

So lief auch unser Online-Training fokussiert ab. Im ersten Schritt sollte es vor allem um die Vermittlung von Wissen gehen. Somit gingen wir die Themen recht knapp und zügig durch,  immer ergänzt mit einem Check des gemeinsamen Verständnisses. Inhaltlich stand der Projektbegriff im Fokus: die Rollen im Projekt, die Organisationsform für den Projektaufbau und die benötigten Kompetenzen im Projektteam samt der Zusammenstellung von Teams. Weitere entscheidende Punkte waren der Projektablauf im Überblick sowie ein Blick darauf, wie in Projekten kommuniziert, entschieden und eskaliert wird. Ein kurzer Ausblick auf die agile Welt und Scrum als Methode bildeten noch einen Perspektivenwechsel zum Abschluss. Für einen halben Tag war das eine ehrgeizige Agenda. Das war uns allen bewusst. Dennoch kamen wir aufgrund der kleinen Gruppe und der guten Vorbereitung aller Teilnehmer gut durch das Training.

Die Umsetzung im Unternehmen

Anhand der dort gestellten Fragen bekam ich bereits einen guten Eindruck für die Erfordernisse im nächsten Schritt. Dieser bestand darin, die angesprochenen Themen ganz konkret im Unternehmen umzusetzen. Immerhin erforderte dieser nächste Schritt einen ganztägigen Workshop. Zur Sprache kamen dabei immer wieder auch die speziellen Anforderungen aus Unternehmenssicht.

Mir ist es bei Workshops immer sehr wichtig, vorab gemeinsam mit dem Kunden die Ziele genau zu klären sowie auch meine Rolle dabei. Sprich, den Auftrag an mich als Moderator. In einem Projektmanagement-Workshop muss ich manchmal den „Hut“ wechseln. Ich bin dann nicht nur der Moderator, der die Gruppe auf ein Ziel zusteuert, sondern immer wieder zumindest kurzzeitig auch der Trainer oder Berater, der einen fachlichen Input gibt. Diesen „Hutwechsel“ gestalte ich im Workshop dann transparent, meistens ergibt er sich ohnehin aus den jeweiligen Fragen, die ich stelle. Aber an manchen Stellen weise ich dennoch explizit darauf hin: „Ich wechsle kurz den Hut und als Berater, der das Thema schon ein paar Mal mit Kunden in anderen Unternehmen umgesetzt hat, würde ich Euch gerne fragen….“

Die Ziele im Workshop „Projektmanagement“

Somit standen einige Zeit vor dem Workshop-Termin auch die Ziele fest:

• Wie wollen wir bei uns Projekte definieren (Projektbegriff) und vom Tagesgeschäft abgrenzen?
• Wie entsteht bei uns ein Projekt? (Ablauf der Projekt-Initiierung)
• Wie definieren wir die grundlegenden Rollen im Projekt, konkret: Auftraggeber*in, Projektleiter*in, Lenkungskreis, Teammitglied?
• Welche Form der Projektaufbauorganisation (Einfluss, Matrix, reine Projektorganisation) wählen wir bei übergreifenden Themen?
• Welche Maßnahmen und nächste Schritte beschreiben unser weiteres Vorgehen?

Dazu kamen noch ein paar kundenspezifische Aspekte, die ich hier nicht beschreiben möchte, um die Vertraulichkeit zu wahren. Die oben genannten Ziele sind für mich Themen, die aus meiner Sicht die Basis bilden, um überhaupt das Thema Projektmanagement im Unternehmen greifen und beschreiben zu können. Daher tauchen die Themen in ähnlicher Form auch immer bei einem ersten Workshop auf.

Was eignet sich für ein Projekt?

Auf den ersten Blick scheint das vielleicht keine allzu ehrgeizige Agenda für einen eintägigen Workshop. Doch weiß ich aus der Erfahrung, dass der Teufel oft im Detail steckt. Der Kunde weiß häufiger zum Beispiel nicht genau, was wirklich Projekte im Unternehmen sind. Das eine Extrem wäre dann, jede umfangreichere Aufgabe zum Projekt zu ernennen. Ich nenne so eine Haltung gerne „Projektitis“, weil diese „Krankheit“ oft zu einem Zuviel an Projekten im Unternehmen führt. Das andere Extrem wäre, nur richtig große Vorhaben wie den Bau eines neuen Firmensitzes oder die Einführung von neuen IT-Systemen als Projekt zu bezeichnen.

Das sind natürlich alles gültige Lösungen. Die Frage ist nur, ob der Kunde damit etwas gewinnt. Daher gilt es im ersten Schritt genau zu klären, wo wirklich der Schuh drückt. Oft kommen auch Aufgaben in Frage, deren Umfang und Komplexität nicht klar zu greifen ist. Die also unter dem Strich mehr als das Tagesgeschäft sind und bei deren Erledigung Methoden aus dem Projektmanagement hilfreich wären. Auch wenn diese Aufgaben noch nicht „groß genug“ für ein richtiges Projekt erscheinen. Zumindest auf den ersten Blick.

Detailfragen zur Projekt-Initiierung

Da ich das Thema „Projektbegriff“ schon mit vielen Kunden bearbeitet habe, weiß ich ganz gut, wo ich die Diskussion steuere und wo ich sie einfach laufen lasse. Oft ist es als Moderator sinnvoll, die Diskussion tatsächlich laufen zu lassen und zu warten, bis die Runde sich dann mit einer konkreten Frage wieder an mich wendet. Oder ich spiegele der Runde, was ich aus der Diskussion verstanden habe. Interessanterweise ist den Teilnehmenden zuweilen gar nicht klar, was sie schon alles konkret erarbeitet und geklärt haben. Wenn ich das dann visualisiere, sind sie oft selbst erstaunt. So war es auch im vorliegenden Fall. Dennoch haben wir deutlich mehr Zeit benötigt als ursprünglich geplant war. Vor allem der Ablauf der Projekt-Initiierung hat uns noch zu einigen Detailfragen geführt.

In diesem Fall gilt es natürlich, als Moderator die Zeitfrage anzusprechen und die Gruppe zu einer Entscheidung über das weitere Vorgehen zu führen. Manchmal kann dazu die Empfehlung des Beraters – der damit den Hut wechselt – hilfreich sein. Nachdem tatsächlich alle anderen Fragen vom Projektbegriff und der Initiierung abhängen, war uns allen schnell  klar, dass wir notfalls auch nur mit diesem Ergebnis aus dem Workshop gehen wollten.

Dokumentvorlage für das Projektmanagement

Ein passendes Tool bei diesem Verfahrensschritt, das sich auch in Workshops mit anderen Kunden als hilfreich erwiesen hat, war unsere Dokumentvorlage zum Projektauftrag. Wir hatten vereinbart, dass der Kunde schon vorab die Vorlage für zwei unterschiedliche Projekte ausfüllt und wir im Workshop daran arbeiten. Das hat viele Vorteile: Der Kunde arbeitet selbst schon mit unseren Werkzeugen und ich kann als Trainer sehen, wo noch nachgeschärft werden muss. Der Kunde erkennt zudem unsere Erfahrung mit dem Thema und letztlich kann ich mit dem „Berater-Hut“ auch ein sehr präzises Feedback geben. Falls gewünscht, kann ich ergänzend konkrete Vorschläge machen. Natürlich ist mit diesem Vorgehen der Transfer aus dem Workshop auch schon erledigt, weil der Kunde Themen bereits konkret mit Projekten aus dem eigenen Unternehmen umsetzt.

Tatsächlich waren wir am Nachmittag schon gut in der Zeit vorangeschritten. Mein Minimalziel war es, zumindest einen ersten Entwurf der Rollen Auftraggeber*in, Projektleiter* und vielleicht noch Lenkungskreis zu entwickeln. Hierzu gebe ich – falls kein anderer Vorschlag kommt – die klassische Beschreibung der Rollen mit Aufgaben, Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten vor. Das hilft dabei, dass sich die Gruppe nicht zu sehr in der Diskussion verliert.

Die Rolle des Teams im Projekt

Wenn Sie aufmerksam mitlesen, fehlt Ihnen vermutlich hier eine ganz wesentliche Rolle in Projekten: die Rolle des Teams oder Teammitglieds. Tatsächlich stelle ich diese Rolle gern im Workshop zurück oder lasse sie noch als „Hausaufgabe“ erledigen, denn die größte Herausforderung sind oft die Rollen Auftraggeber*in und Projektleiter*in. Gerade die Klärung dieser beiden Rollen in Zusammenhang mit einem ordentlichen Projektverständnis bringt viel Erkenntnis über das Thema, wie man künftig Projekte besser in der eigenen Organisation verankern kann.

Im vorliegenden Workshop ging es im Anschluss recht zügig weiter. Wie erwartet, erwies sich die Klärung vieler Fragen rund um die Projektdefinition vom Vormittag als hilfreich, um jetzt schneller voran zu kommen. Unter dem Strich also gut investierte Zeit. Dennoch galt es auch hier, einige Stellen aus der Beraterperspektive mal etwas kritischer zu hinterfragen. Oft entstehen nämlich Überschneidungen bei Aufgaben, Kompetenzen oder Verantwortlichkeiten mit anderen Rollen des Unternehmens, die es klar zu trennen gilt.

Entscheidungshoheit und Alibi-Projekte

Es kommt zum Beispiel nicht so selten vor, dass die Geschäftsführung sich noch eine gewisse Entscheidungshoheit behalten will. Die gehört aber tatsächlich in die Hände eines Projektleiters oder Auftraggebers. Denn wir wollen keine Alibi-Projekte, in denen nichts entschieden werden darf. Daraus entsteht gerne eine auch für mich spannende Diskussion zum Thema Verantwortung im Unternehmen. Es ist klar, dass ich daraus weiterführende Ideen für Folge-Maßnahmen ableiten kann.

Als letzten Punkt der Agenda unseres Workshops überlegten wir uns schließlich noch das weitere Vorgehen. Dazu galt es zunächst, die Ergebnisse des Tages zu reflektieren. War das schon ein Ergebnis, mit dem man im Unternehmen weitere Beteiligte wie Projektleiter*innen mit in den nächsten Workshop miteinbeziehen kann? Oder galt es vorher noch, einige „Hausaufgaben“ im Kreis der Geschäftsführung zu erledigen? Wir entschieden uns dieses Mal für die Hausaufgaben und noch einen Folge-Workshop im kleinen Kreis. Dazu sammelten wir noch Maßnahmen für die weitere Planung – plus passender Terminvorschläge.

Hier gibt es schnelle Hilfe

Ich hoffe, Ihnen mit diesem Einblick ins Thema „Projektmanagement“ sowohl unsere Arbeitsweise wie die passende Vorgehensweise nahegebracht zu haben. Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie das Thema Projektmanagement im Unternehmen professionalisieren oder weiterentwickeln wollen: Eine kurze Mail an office@drblaschka.de genügt oder Sie tragen mir gleich einen Termin ein.