Warum „das haben wir doch besprochen” der teuerste Satz in Projekten ist
Eine Geschichte über Pinnwände, Missverständnisse und die Illusion von Klarheit
Es ist der Vorabend. Kurz vor Feierabend. Und ich erlebe live, was fehlende klare Kommunikation im Projekt anrichten kann.
Zusammenfassung: Ein Trainer bestellt „zwei Pinnwände” für sein Seminar. Die Organisatorin besorgt zwei Pinnwände. Trotzdem steht er am Vorabend vor einem Problem: Beide hatten ein völlig anderes Bild im Kopf. Dieser Artikel erzählt die Geschichte aus beiden Perspektiven – und zeigt, warum Begriffe keine Klarheit sind und wie du Missverständnisse in deinen Projekten verhinderst.
Die Sicht der Organisatorin
Lisa ist zufrieden. Morgen startet das zweitägige Training für ihr Team, und sie hat an alles gedacht.
Raum gebucht. Technik gecheckt. Catering bestellt. Und der Trainer hatte noch zwei Pinnwände angefragt – auch das ist erledigt. Sie hat die Facility-Abteilung informiert, die haben zwei mobile Stellwände in den Raum geschoben. Rechteckig, auf Rollen, praktisches Lochblech. Sehen sogar ganz gut aus.
Jetzt steht nur noch das kurze Treffen mit dem Trainer an. Er wollte sich den Raum am Vorabend anschauen, das Material schon mal aufbauen. Routine, denkt Lisa. Sie wartet im Seminarraum auf ihn.
Als er durch die Tür kommt, sieht sie sofort: Irgendetwas stimmt nicht.
Die Sicht des Trainers
Es ist der Vorabend. Kurz vor Feierabend. Ich stehe mit Lisa im Seminarraum, in dem morgen mein Training starten soll.
Material dabei. Gut vorbereitet. Alles durchdacht.
Ich arbeite viel mit vorbereiteten Flipcharts und Pinwänden. Nicht improvisiert. Sondern strukturiert, sichtbar, analog. Das ist kein Beiwerk, sondern Kern meiner Trainingsdidaktik.
Im Raum stehen zwei schwarze Metallkonstruktionen auf Rollen. Halbhoch. Rechteckig. Mit Lochblech.
Ich schaue sie an. Und denke nur: Das ist nicht euer Ernst.
„Das sind die Pinnwände”, sagt Lisa.
Ich spüre, wie innerlich etwas absackt.
Denn das sind keine Pinnwände. Das sind Raumteiler. Mit Lochblech. Ohne Fläche, in die man Nadeln stecken kann. Ohne Format, auf das mein vorbereitetes Material passt.
Ich erkläre ruhig, dass ich mit Karten arbeite. Dass ich vorbereitete Pinwandbögen mitgebracht habe, die ich dort aufhängen will.
Lisa lächelt: „Kein Problem, wir haben ja Magneten.”
„Gut”, sage ich. „Dann brauche ich ungefähr 50 Magneten.”
Kurze Pause.
„So viele haben wir nicht.”
Also hole ich meine Materialien aus der Tasche. Zeige das Format. Deutlich größer als diese halbhohen Metallteile. Und selbst wenn es gepasst hätte: In dieses Lochblech kann man keine Nadel stecken. Keine Karte befestigen. Nichts.
Und in meinem Kopf läuft nur ein Satz: So kann ich nicht arbeiten.
Ich sehe, wie Lisa das Ausmaß des Problems begreift. Sie hatte alles richtig gemacht – nach ihrem Verständnis. Und genau das ist der Punkt.
Zwei Menschen. Zwei Bilder. Ein Wort.
Lisa hatte „Pinnwände” gelesen und an mobile Stellwände gedacht. Praktisch, flexibel, modern.
Ich hatte „Pinnwände” geschrieben und an klassische Moderationswände gedacht. Mit Filzoberfläche. Im Standardformat. Zum Nadeln.
Beide hatten wir Klarheit.
Beide hatten wir ein präzises Bild im Kopf.
Nur war es nicht dasselbe Bild.
Begriffe sind keine Klarheit
Genau hier scheitert oft klare Kommunikation im Projekt.Das ist der Moment, den ich seitdem in jedem Projekt wieder erkenne. Diese gefährliche Stelle, an der alle Beteiligten glauben, sie hätten sich verstanden.
Wir haben Wörter ausgetauscht. Wir haben genickt. Wir haben „Alles klar” gesagt.
Aber wir haben nie geprüft, ob wir dasselbe meinen.
Projekte kippen selten an fehlendem Willen. Sie kippen an Bildern, die nicht abgeglichen wurden.
An dem Moment, in dem jemand sagt: „Das haben wir doch besprochen.”
Ja. Besprochen schon. Aber nicht geklärt.
Was ich daraus gelernt habe
Das Training damals hat funktioniert. Ich habe improvisiert. Erwartungen auf dem Boden ausgelegt. Abends noch zusätzliche Flipcharts geschrieben.
Aber es war nicht mein professioneller Standard.
Seitdem verschicke ich vor jedem Training eine sehr präzise Checkliste:
- Mit Standardmaßen
- Mit Fotos
- Mit klarer Beschreibung der Oberfläche (Filz oder kartoniert – weil ich mit Nadeln arbeite)
- Mit einer expliziten Liste: Was KEINE Pinnwand ist
Magnettafeln? Nein. Whiteboards? Nein. Raumteiler mit Lochblech? Ganz sicher nicht.
Manche nennen das pingelig.
Ich nenne es Führung.
Denn Unklarheit kostet Qualität. Sie kostet Zeit. Sie kostet Nerven. Und manchmal kostet sie das Ergebnis, für das man eigentlich angetreten ist.
Was Lisa hätte tun können
Fairerweise: Lisa hatte keine Chance. Sie wusste nicht, was sie nicht wusste.
Für sie war „Pinnwand” ein Gegenstand, an dem man etwas befestigen kann. Das ist nicht falsch. Es ist nur nicht präzise genug.
Was hätte geholfen?
Eine Rückfrage: „Welches Format brauchen Sie genau? Arbeiten Sie mit Nadeln oder Magneten?”
Oder ein Foto: „Meinen Sie so etwas?”
Oder eine kurze Beschreibung meinerseits: „Ich brauche klassische Moderationswände mit Filzoberfläche, mindestens 120 x 150 cm, für Stecknadeln geeignet.”
Es hätte 30 Sekunden gedauert. Es hätte den Abend vor dem Training gerettet.
Die unbequeme Frage an dich
Wo gehst du gerade davon aus, dass „schon klar ist”, was gemeint ist?
In deinem Projekt. In deinem Team. In einer Erwartung, die nie sauber ausgesprochen wurde.
Vielleicht bei einem Briefing, das sich „eigentlich von selbst erklärt”.
Vielleicht bei einer Deadline, die „ja klar” ist – aber für jeden etwas anderes bedeutet.
Vielleicht bei einer Aufgabe, die du delegiert hast, mit den Worten: „Du weißt schon, was ich meine.”
Wahrscheinlich weiß die andere Person es nicht. Nicht wirklich. Nicht so, wie du es meinst.
Klarheit ist kein Nice-to-have
Sie ist die Grundlage für Commitment.
Denn Menschen können sich nur zu etwas verpflichten, das sie verstanden haben. Wirklich verstanden. Mit demselben Bild im Kopf.
Alles andere ist ein Versprechen auf Sand.
Und wenn dann der Moment kommt – der Vorabend, die Deadline, der Go-Live – steht jemand da und sagt: „Das haben wir doch besprochen.”
Und der andere denkt: „Ja. Aber offensichtlich nicht dasselbe.”
Wenn du klare Kommunikation im Projekt ernst nimmst, wird sich die Qualität deiner Zusammenarbeit spürbar verändern.Übrigens: Falls du Trainerin oder Trainer bist und ähnliche Erfahrungen vermeiden willst – ich habe meine Checkliste für Präsentationstechnik öffentlich gemacht. Einige Kolleg:innen nutzen sie inzwischen ebenfalls. Feel free to copy.
Häufige Fragen
Warum entstehen Missverständnisse, obwohl alle glauben, sich verstanden zu haben?
Weil Wörter keine Bilder transportieren. Jeder Mensch verbindet mit einem Begriff seine eigenen Erfahrungen und Vorstellungen. Ohne expliziten Abgleich – etwa durch Fotos, Maße oder Rückfragen – bleibt jeder bei seinem inneren Bild. Das Gefühl von Klarheit entsteht, obwohl keine echte Übereinstimmung existiert.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Anforderungen richtig verstanden werden?
Nutze konkrete Angaben statt allgemeiner Begriffe: Maße, Fotos, Beispiele. Ergänze, was du ausdrücklich nicht meinst. Eine Checkliste mit Negativbeispielen („Das ist KEINE Pinnwand”) verhindert Fehlinterpretationen oft besser als lange Beschreibungen.
Ist so viel Detailgenauigkeit nicht übertrieben?
Es wirkt vielleicht pingelig – spart aber Zeit, Nerven und Qualität. Die 30 Sekunden für eine präzise Beschreibung verhindern stundenlange Improvisationen oder gescheiterte Projekte. Klarheit vorab ist günstiger als Korrekturen hinterher.
Was mache ich, wenn ich selbst nicht genau weiß, was der andere braucht?
Frag nach – bevor du handelst. Eine kurze Rückfrage wie „Arbeiten Sie mit Nadeln oder Magneten?” oder „Meinen Sie so etwas?” mit einem Beispielfoto klärt mehr als jede Annahme. Die meisten Missverständnisse entstehen, weil niemand die naheliegende Frage stellt.
In welchen Situationen passieren solche Missverständnisse besonders häufig?
Überall dort, wo Fachbegriffe auf Alltagsverständnis treffen: Bei Briefings, Projektübergaben, Delegationen, technischen Anforderungen. Auch bei scheinbar simplen Dingen wie „bald”, „zeitnah” oder „kurze Präsentation” hat jeder ein anderes Maß im Kopf.