Gut geschätzt mit Planning Poker

Wer ein neues Projekt im täglichen Geschäft einplant, für den ist auch das Schätzen des nötigen Aufwands ein entscheidender Faktor. Eine wichtige Unterscheidung liegt dabei in den Aspekten Umfang, das heißt Größe und Komplexität eines Vorhabens, und dem zugehörigen Aufwand.Wie sich mit neuen Methoden aus der agilen Welt frischer Wind in verschiedene Problemfelder bringen lässt, zeige ich Ihnen im Folgenden am Beispiel von Planning Poker.

Gerade im Bereich von Softwareprojekten hat sich gezeigt, dass Entwicklungs- und Produktfertigungsprozesse so komplex sind, dass sich die Umsetzung bzw. einzelne Umsetzungsschritte nur sehr schwierig im Voraus planen lassen. Deshalb ist es in der Regel sehr schwierig, eine Prognose zu wagen: Manche legen auf ihre Schätzung einen ordentlichen Puffer drauf, andere schätzen eher sportlich und bekommen dann Ärger mit dem Auftraggeber, wenn das Projekt in Verzug gerät.

Planning Poker – ohne Pokerface

Bewährt hat sich aus meiner Sicht als agiles Schätzverfahren „Planning Poker“ als Teilbereich von Scrum, weshalb es oft auch „Scrum Poker“genannt wird. Dabei handelt es sich um eine geschützte Warenbezeichnung des Unternehmens Mountain Goat Software, LLC. Die Methode definiert sich vor allem durch ein gemeinsames, konsensbasiertes Schätzen der Teammitglieder, das heißt, als relative Schätzung des ungefähren Zeitaufwands, die Bezug auf einen Referenzwert nimmt.

Das Verfahren eignet sich besonders bei Projekten und Aufgabenstellungen, die viele unbekannte Variablen haben. Und bei denen Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen aufeinandertrifft. So bestehen Entwickler-Teams nicht selten aus Experten wie Programmierer, Webdesigner, Tester und Anwender mit jeweils verschiedenen Sichtweisen.

Durch die weitestgehend anonym vorgenommene Schätzung mittels verdeckter Planning Poker Karten besteht die Möglichkeit, innerhalb der Gruppendynamik den Einfluss sehr dominanter und eher zurückhaltender Mitarbeiter auszugleichen. Jedes Gruppenmitglied kann sich so aktiv und gleichberechtigt an der Schätzung beteiligen und sein Wissen einbringen.

Spielkarten und Story Boards

Der jeweils unterschiedliche Aufwand für User Stories oder Epics im Backlog werden in Form eines Spiels, des Planning Pokers, mit Hilfe von Spielkarten geschätzt. Die Spielkarten bzw. Schätzwerte stehen für sehr kleine, kleine, mittlere oder riesige Aufwandsgrößen. Deren Umfang wird dabei in sogenannten Story Points angegeben. Der Aufwand kann dabei für eine Zeitdauer stehen oder die Komplexität einer User Story. Letztlich ist das Ziel die Schätzung, ob die User Story in einem Sprint realisiert werden kann.

Da es schwierig ist, unterschiedliche Aufwände mit einfachen Zahlenreihen (1,2,3,4,5,6,7,8) zu verdeutlichen – begründen Sie mal, warum ein Aufwand von 6 Story Points mehr als 5 ist -, verwendet man üblicherweise schnell anwachsende Zahlenreihen. Gut eignet sich dazu die Fibonacci-Folge, bei der die jeweils vorhergehenden Zahlen addiert werden: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21,….

Referenz-Story als Basis

Die Basis beim Planning Poker ist eine passende Referenz-Story. Sie wird gemeinsam von den Teilnehmern ausgewählt und sollte in etwa eine kleine mittlere Größe haben (also 3 oder 5). Sie sollte ebenso von allen Spielern gut verstanden werden, sowohl was die Inhalte wie auch die Schätzung des Aufwands betrifft.

Die nun folgenden Schätzungen beziehen sich als relative Schätzung immer auf diese Referenz-Story, also die Frage: Hat die zu schätzende Story in etwa gleichviel Story Points, (sehr) viel weniger oder (sehr) viel mehr? Der Grund für die relative Schätzung ist die Tatsache, dass wir Menschen deutlich besser relativ schätzen können als absolut. Das zeigen auch die Erfahrungen mit dem Thema Schätzen im klassischen Projektmanagement.

Gemeinsame Erfahrungen einbringen

Nun geht es endlich los mit dem Poker. Dabei gibt es nichts zu gewinnen, sondern das Ziel ist es, gemeinsam zu einem guten und brauchbaren Ergebnis zu kommen. Durch das unterschiedliche Know-how können alle Erfahrungen in das Ergebnis miteinfließen.

Jeder Spieler erhält zu Beginn ein Kartenset mit allen Story-Point-Werten (ob nun T-Shirt-Größen oder Fibonacci-Zahlen). Es ist sinnvoll, eine Timebox einzuhalten, um die Diskussionen zu begrenzen. Der Scrum Master kann den Ablauf des Planning Poker coachen und achtet auf die Einhaltung der Timebox.

Nun liest der Scrum Master (oder ein Teammitglied) ein Backlog Item (wie z.B. eine User Story) vor. Die Spieler tauschen sich kurz über den Inhalt aus, um das Backlog Item zu klären. Sollten Fragen offenbleiben, ist gegebenenfalls der Product Owner zu kontaktieren.

Planning Poker ermittelt Schätzwert

Im nächsten Schritt schätzen alle Spieler das ausgewählte Backlog Item, indem sie eine Planning Poker Karte aus ihrem Deck auswählen und vor sich verdeckt auf den Tisch legen. Sobald alle Karten auf dem Tisch liegen, werden sie gleichzeitig aufgedeckt. Sind die Ergebnisse gleich, ist das Ergebnis der Schätzwert für das Backlog Item.

Sind die Werte unterschiedlich, begründen je ein Spieler mit dem höchsten und niedrigsten Wert kurz ihre Schätzung, die anderen Spieler hören zu. Die Empfehlung zur Timebox ist etwa eine Minute. Danach geht es in die nächste Runde. Das Pokern geht so lange weiter, bis sich alle Spieler auf einen Wert einigen , wobei auch ein Mittelwert erlaubt ist. Meist ist nach etwa drei Runden eine Einigung erreicht. Der Scrum Master achtet auf die Timebox.

Spaß und gemeinsame Verantwortung

Da das Development-Team später im Sprint für die Schätzung „geradestehen“ muss, ist es empfehlenswert, dass eben auch nur dieses Team beim Planning Poker „mitspielt“. Somit bleiben Product Owner und andere Stakeholder außen vor.  Die Gefahr ist einfach zu groß, dass sonst firmenpolitische Rahmenbedingungen oder Wunschtermine das Ergebnis verfälschen. Bei Unklarheiten sollte das Team zeitnah den Product Owner ansprechen. Ist eine User Story zu groß für einen Sprint, sollte die Story in kleinere Teile zerteilt werden.

Es ist hilfreich, nach einigen Runden Planning Poker eine kurze Pause einzuplanen. Das agile Schätzen mit Planning Poker macht Spaß, erzielt ein einheitliches Verständnis und Wissen über die Umfänge und Inhalte der einzelnen Backlog Items und schafft auch gemeinsames Commitment sowie gemeinsame Verantwortung.

„Magic Estimation“ als schnelle Alternative

Eine andere Technik, die „Magic Estimation“, ist eine Technik, die sich besonders eignet, um zügig zu einer Schätzung für recht viele Backlog Items zu kommen. Der Scrum Master legt alle Planning Poker Karten auf einem großen Tisch aus. Die zu schätzenden Backlog Items (oder zumindest die in der aktuellen Sortierung etwa 20 bis 30 ersten Items) werden als Karten (oder einseitiger Ausdruck) ebenso auf den Tisch gelegt.

Nun geht’s los: Die Teammitglieder legen die Backlog Items neben den Kartenwert, der für Sie eine gute Schätzung darstellt. Wenn ein anderes Teammitglied das Item anders einschätzt, darf es das Item zu einer anderen Planning Poker Karte bewegen. Dabei wird nicht miteinander gesprochen.

„Wandernde Karten“ und Fokussierung

Manche Item-Karten bleiben, wo sie ursprünglich hingelegt wurden, andere „wandern“ zwischen verschiedenen Planning Poker Karten bzw. -Schätzungen hin und her. Der Scrum Master behält die „wandernden“ Karten im Blick.

Im nächsten Schritt wird nun auf diese Karten fokussiert. Die Personen mit der jeweils höchsten und niedrigsten Schätzung werden nach ihren Begründungen gefragt. Alternativ können diese Backlog Items noch in einem Planning Poker genauer geschätzt werden. Das Ziel ist auch hier wieder ein Konsens über die Schätzungen der Backlog Items.

Hier gibt es die Kartensets

Die Planning Poker Karten erhalten Sie als Teilnehmer in unseren Seminaren gratis. Gerne können Sie die Karten auch bei uns bestellen. Ein Set für vier Spieler, bestehend aus 36 (= 4 x 9) Karten, in einer praktischen Kunststoffbox, kostet nur 12,- Euro zzgl. 19% MwSt. plus Versandkosten.

Kartenanzahl: 4×9, also 36 Karten

Vorderseite: die Fibonacci-Zahlenwerte 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, Rückseite: unser Logo

Format: 63 x 88 mm (mit abgerundeten Ecken)

Material: 320 gr/m² Spielkartenkarton

Verpackung: Kunststoffbox

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Foto: Markus Blaschka