Projektmanagement: Lessons Learned als fester Bestandteil

Lessons Learned – unverzichtbarer Bestandteil des Projektmanagements

Da hat Ihr Team ein halbes Jahr am Projekt geackert und schließlich haben Sie gemeinsam den erfolgreichen Projektabschluss gefeiert. Und jetzt? Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Dazwischen findet aber die wichtige Phase statt, in der man das Gelernte und Erfahrene noch einmal reflektiert, sondiert und für weitere Projekte aufbereitet: Lessons Learned heißt diese Methode. Richtig eingesetzt, kann sie zum Erfolgs-Turbo für alle weiteren Projekte werden!

Für Projektleiter heißt das:

• weniger Fehler und minimierte Risiken für die Zukunft
• Steigerung der Qualität weiterer Projekte
• Mehrwert generieren mit vorhandenen Ressourcen

Lessons Learned ist mehr als nur eine Abfrage am Ende des Projekts. Solche Fragerunden sind meist defizitorientiert und wenig ergebnisreich im Hinblick auf Folgeprojekte. Sehen Sie die Lessons Learned-Phase deshalb als eigenes Mini-Projekt, das in Form eines Workshops durchgeführt wird und schon zu Beginn des Hauptprojekts angekündigt wird.

Lessons Learned beginnt mit dem Projektstart

Während des Projekts sammeln ausgewählte Teammitglieder laufend Informationen, Wahrgenommenes sowie Anmerkungen zum Projekt in einem Dokument, das wir Logbuch oder Projekttagebuch nennen können. Das kann tatsächlich ein Büchlein sein, dass eigens dafür angeschafft wird oder eine einfache Tabelle, z.B. in Excel. Festgehalten werden darin etwa:

• in welcher Projektphase ist Ereignis X passiert?
• Was löste das beim Team aus, z.B. bestimmte Emotionen oder eine Zeitverzögerung?
• Wer oder was war noch davon betroffen? (Personen, Stakeholder, Abteilungen…?)

Es ist wichtig, dass festgelegt ist, wer das Logbuch führt und dass sich dies während des Projekts nicht ändert. Der Projektleiter selbst muss nicht der Schriftführer sein, sollte das Logbuch aber regelmäßig zur Hand nehmen, um sich schon einmal einen Überblick zu verschaffen, welche Themen das Team beschäftigen und auch um zu kontrollieren, ob seiner Meinung nach Wichtiges notiert wurde. Der Inhalt des Logbuchs kann auch ein extra TOP beim Jour fixe sein: Im Anschluss an alle relevanten Themen befasst sich das Team noch fünf Minuten damit, welche Erlebnisse aus der letzten Arbeitsphase ins Logbuch gehören.

Schlüsselerlebnisse aufarbeiten

Setzen Sie den Lessons Learned Workshop zehn Tage nach Projektabschluss an und informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig über diesen Termin. Die Vorbereitungs-Phase nutzen Sie aktiv, um mit ihrem Projektteam die Schlüsselerlebnisse aus dem Logbuch oder der Liste herauszufiltern. Schließlich sind nicht alle notierten Erlebnisse für später relevant und der Workshop sollte auch nicht länger als einen Arbeitstag in Anspruch nehmen. Führen Sie daher Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern und stellen so die Inhalte des Workshops zusammen. Positives und Negatives sollten ausbalanciert vorkommen. Gliedern Sie den Workshop ruhig der Reihe nach in die Arbeitsphasen des Projekts – so bleibt eine Chronologie erhalten, an der sich jeder Beteiligte orientieren kann. Legen Sie rechtzeitig einen Moderator fest, der durch den Workshop führt.

Der Workshop

Der Tag, an dem Sie mit Ihrem Team zu Lessons Learned zusammenkommen, ist der letzte Höhepunkt des Projekts. Laden Sie, wenn Sie es für sinnvoll erachten, auch den Auftraggeber (sofern es die Geschäftsleitung betrifft) und ausgewählte Stakeholder dazu ein. Ob dies notwendig ist, entscheiden Sie selbst – das kann von Projekt zu Projekt anders sein und möglicherweise „stören“ solche Personen Ihr Team auch bei der Aufarbeitung.

Die Inhalte des Workshops könnten so gegliedert sein:

1. Das Projekt: Darum ging es, das wurde erreicht
2. Das Team und (optional) die Stakeholder des Projekts
3. Wie erging es den Beteiligten? Was erwarten Sie vom Workshop?
4. Die einzelnen Schlüsselerlebnisse
5. Analyse der Schlüsselerlebnisse
6. Fazit und Konsequenzen daraus
7. Was kann man daraus mitnehmen für die Zukunft?
8. Gemeinsames Feedback

Phase 1 und 2 können Sie zügig durchgehen und z.B. nur auf Meilensteine eingehen und dem Team noch mal kurz ins Gedächtnis rufen, wer oder welche Abteilungen beteiligt waren. Die Phasen 4-6 sind zentral und sollten im Workshop die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Wie sie durchgeführt werden, können Sie selbst festlegen: Entweder in kleineren Gruppen oder mit dem gesamten Plenum, dann aber gut moderiert und mit Augenmerk darauf, dass es nicht zu emotional hergeht. Je länger das Projekt gedauert hat und je komplexer es war, desto kompakter müssen die Kernthemen gewählt sein und desto konkreter muss der Moderator durch die Phasen 4-6 führen, damit sich das Team nicht in Einzelthemen verliert. Sind Sie alle bei Punkt 6 angekommen, heißt es, die Ergebnisse aus Punkt 5 zusammenzufassen. Daraus erarbeiten Sie zusammen Handlungsempfehlungen für die Zukunft.

Wie wird das Wissen weiter genutzt?

Punkt 7 ist ein weiterer Workshop-Bestandteil, dem Sie noch einmal volle Aufmerksamkeit widmen sollten: Denn um den Transfer für später geht es ja! Halten Sie zweierlei fest:

• Wie gelingt der Übertrag der erarbeiteten Handlungsempfehlungen in nächste Projekte?
• Wie kann man diese so festhalten, dass sie weiteren Personenkreisen und künftigen Projektteams zur Verfügung stehen?

Es muss am Ende klar sein, ob es beispielsweise im Projektmanagement-Office (PMO) eine Datei oder eine Ordnersammlung gibt, auf die man später zugreifen kann und die festhält, was im Workshop erarbeitet wurde. Dann hat Lessons Learned erst seinen Sinn erfüllt. Klar ist auch, dass jedes Lessons Learned individuell zum Projekt abläuft – Patentrezepte gibt es (wie fast immer) keine, aber Sie und Ihr Team stellen so im Laufe der Zeit eine „Rezeptesammlung“ zusammen, die Ihre Projekte früher oder später zum Spitzenprodukt machen!

Sie möchten mehr zum Thema erfahren oder haben Anregungen dazu? Ich freue mich, von Ihnen zu hören.