Projektmanagement: Wer sind die Stakeholder?

Was wissen Sie als Projektmanager über Ihre Stakeholder? Kennen Sie überhaupt alle? Stakeholder sind Personen, Interessensgruppen oder Organisationen, die irgendwie vom Projekt betroffen sind oder ein Interesse daran haben (könnten). Das sind zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Subunternehmer, andere Abteilungen oder externe Dienstleister, die selbst nicht aktiv am Projekt beteiligt sind, aber dadurch beeinflusst werden – oder die selbst Einfluss darauf nehmen könnten. Ein Stakeholder, den man nicht bedacht hat, kann für Projektleiter daher ein echter Stressfaktor werden. Denn es gibt meist mehr von ihnen, als man denkt!

Stakeholder-Analyse bringt Aufschluss

Das zeigt sich etwa, wenn aufgrund des Projekts Abläufe und Prozesse als „Nebenprodukt“ des Projekts geändert werden und die Linie davon betroffen ist. Das sind nur harmlose Beispiele, die ein Projekt aber in Zeitnot bringen können. Zumindest brauchen Sie hinterher eine Engelsgeduld, verärgerte Stakeholder wieder ins Boot zu holen. Ein Betriebsrat dagegen, den man „vergessen“ hat, einzubinden, kann zum echten Risiko für den Projektleiter werden. Stellen Sie die Geduld und Toleranz Ihrer Stakeholder nicht lange auf die Probe und testen Sie vor allem nicht in der Praxis, wer denn noch so betroffen sein könnte vom Projekt. Die Stakeholder-Analyse sondiert die Personen und Gruppen im Umfeld des Projekts nach Einflussnahme und Beeinflussbarkeit. Sie ist eines der wichtigsten Projekt-Werkzeuge und sollte in der ersten Phase des Projekts stattfinden. Was bringt Ihnen die Analyse?

Sie erkennen alle Stakeholder auf einen Blick. Sie haben die Möglichkeit, diese rechtzeitig zu informiere. Und Sie können auf die Spezifika der einzelnen Zielgruppe eingehen.

Je besser Sie Ihre Stakeholder kennen, desto mehr Glaubwürdigkeit und Vertrauen können Sie bei ihnen aufbauen. Das sichert Ihnen Unterstützung für Ihr Projekt und erhöht die Erfolgschancen. Grafisch darstellen kann man die Analyse mit dem Stakeholder-Portfolio.

Das Portfolio ist eine Grafik in vier Feldern, die sich aus der eher theoretischen Stakeholder-Analyse ergibt. Sie zeigt konkret, ob Stakeholder sich positiv, negativ oder neutral zum Projekt verhalten und inwieweit sie damit das Projekt beeinflussen.

Das Portfolio unbedingt vertraulich behandeln

Das Portfolio birgt unter Umständen echten Zündstoff – etwa, wenn es aufzeigt, dass ausgerechnet der wichtigste Lieferant zum Problem werden könnte – und sollte vertraulich behandelt werden. Machen Sie in Ihrer Stakeholder-Analyse so frühzeitig wie möglich kritische Personen oder Gruppen ausfindig und beziehen Sie diese so eng wie nötig, aber so entgegenkommend wie möglich mit ein: Informieren Sie betroffene, andere Abteilungen in einer Konferenz, übers Intranet oder die Hauszeitung etc. über das Projekt. Zeigen Sie ihnen ehrlich auf, inwiefern sie Auswirkungen spüren könnten:

• Teilen Sie Stakeholdern wichtige Meilensteine mit, von denen auch sie (in)direkt profitieren
• Bedanken Sie sich von Zeit zu Zeit für die Geduld oder das Verständnis Ihrer Stakeholder.

Sind Kunden betroffen, muss mit ihnen besonders sensibel umgegangen werden.

Stakeholder sind, um es zusammen zu fassen, eine durchaus heterogene Gruppe, die Sie nicht unterschätzen sollten. Nehmen Sie sich Zeit für ein Stakeholder-Portfolio, und Ihr Projekt ist auf der sicheren Seite.

Fordern Sie gerne unsere Arbeitsblätter zum Stakeholder-Management per Mail an!

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