Projektdefinition: Da haben wir das Projekt

Von Teilnehmern unserer Seminare höre ich beim Thema Projektdefinition oft, wie schwammig der Projektbegriff in Unternehmen gehandhabt wird. Oft übergeben Vorgesetzte Mitarbeitern mal eben im Vorbeigehen ein Projekt („Herr Müller, wir haben doch über unser neues Produkt gesprochen. Stellen Sie dazu mal bis Ende der Woche ein Marketing-Konzept auf!“) Hat Herr Müller nun ein Projekt? Wie sieht es dann mit Müllers Budget aus, mit der Zeiteinteilung, der Abstimmung mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen?

Viele Unternehmen definieren nicht klar, was ein Projekt für sie ist.

Beispiele, wie sie in der Praxis oft vorkommen:

• Große Vorhaben wie die Umgestaltung einer Abteilung, ein Neubau oder der Firmenumzug sehen Mitarbeiter eher als Projekt an.
• Von der Geschäftsführung als strategisch wichtig definierte Aufgaben gelten als Projekt, egal ob einfacher Arbeitsauftrag oder die Neu-Positionierung des Unternehmens.
• Neue Produkte sind mal ein Projekt wert, ein anderes Mal nur Tagesgeschäft.

Projektdefinition

Die DIN 69901 „Projektmanagement- Projektmanagementsysteme“ definiert ein Projekt in Teil 5 so: „Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“

Alternativ definiert der PM Body of Knowledge [PMBOK] des amerikanischen Project Management Institute (PMI) ein Projekt wie folgt: „Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.“ Später wird dort noch die „fortschreitende Ausarbeitung des Projekts“ als Charakteristikum ergänzt.

Wie definieren wir für uns ein Projekt?

Auch, wenn Sie schon viele Projekte gestemmt haben: Fragen Sie sich in Ihrem Unternehmen einmal, welche Charakteristika und Kriterien in Ihrem Haus üblicherweise einem Projekt zugeschrieben werden. Stehen Projekte z.B. immer zeitgleich mit Produktneuheiten an? Zu jedem Quartal? Oder dann, wenn eine Softwareumstellung erfolgt? Haben Sie dabei meistens enormen Zeit- und Budgetdruck? Gelten Projekte bei Ihnen als „Nebenher-Geschäft“ oder haben sie einen höheren Stellenwert? Fragen Sie sich auch umgekehrt: Was gilt garantiert nicht als Projekt?

Projekte brauchen Klarheit – die 12 Schritte zum erfolgreichen Projektmanagement

Ich bin überzeugt: Ein klarer Projektbegriff ist die beste Voraussetzung, um Projektmanagement im Unternehmen zu verankern. Oft höre ich die Ausrede, es würden in der Firma ja fast keine Projekte durchgeführt. Aus meiner Berufspraxis weiß ich jedoch: Projekte machen alle! Das Projektgeschäft oder projekthaftes Arbeiten spielen eine immer größere Rolle. Mindestens genauso wichtig: Welche Relevanz misst die Unternehmensführung dem Projektmanagement bei und wie äußert sie sich dazu? Nichts schadet einem Projekt mehr, als mangelnde Unterstützung von Vorgesetzten. Mein Tipp: fordern Sie das Management-Commitment klar ein, etwa in Form eines schriftlichen Auftrags.

Noch besser fahren Unternehmen mit dem 12-Punkte-Plan zur Einführung eines konkreten Projektmanagement-Systems in ihrem Haus. Lesen Sie dazu unsere 3-teilige Blog-Serie „mit 12 Punkten erfolgreich Projekte managen“ !