Mehr Klarheit bei der Projektdefinition

Im zweiten Teil unserer Reihe zum Thema „Projektmanagement im Unternehmen einführen“ geht es heute um das Thema, die passende Projektdefinition für das Unternehmen zu entwickeln. Wie bereits im ersten Blogbeitrag über „Projektorganisation“ angerissen, wurde ein Team gebildet, das sich um einen ersten Entwurf für die Projektdefinition kümmert.

Projektdefinition im Fokus

Die Frage nach der Projektdefinition ist in unserem Seminar „Professionelles Projektmanagement“  einer der ersten Arbeitsaufträge an die Teilnehmer. Die erste Frage lautet: „Was ist ein Projekt?“ und daran schließt gleich die zweite Überlegung an: „Was ist bei uns im Unternehmen ein Projekt?“. Als Trainer muss ich oft schmunzeln, wenn ich dann von den TeilnehmerInnen die Ergebnisse präsentiert bekomme. Da finden sich Aussagen wie „immer ungeplant und chaotisch“ oder „Projekte sind wie Feuerwehr-Einsätze – passieren tut erst etwas, wenn’s schon brennt“. Aber es gibt natürlich auch Rückmeldungen voller Begeisterung: „Starke Teams, die auch in schwierigen Zeiten zusammenhalten“. Manchmal landen auch Erfahrungen oder Wünsche („Die Geschäftsführung sollte die Frage mal beantworten können“) auf der Liste.

Doch beginnen wir auch hier mit der ersten Frage, der Frage nach der Projektdefinition. Bereits an diesem Punkt zeigen sich unterschiedliche Ansätze, doch gehört ein gewisser Kern schon auch dazu. Beispiele von unseren Teilnehmern:

• Zeitlich begrenzt
• Definierter Anfangs- und Endpunkt
• Mehrere Personen – Team!
• Muss geplant werden
• Budget
• Arbeitet auf ein Ziel hin

Ich zeige den Teilnehmern dann gerne zwei Charts mit „offiziellen“ Projektdefinitionen wie der mittlerweile veralteten DIN 69901, die in Teil 5 ein Projekt folgendermaßen definiert:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

• Zielvorgabe
• Zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
• Projektspezifische Organisation“

Ist das nicht schönstes „Normendeutsch“? So verklausuliert in einem Satz möglichst viel unterzubringen? Aber lassen wir das, ich muss auch nach Jahren immer noch darüber schmunzeln.

Das Projekt ist etwas Einmaliges

Wir können also festhalten: Ein Projekt ist etwas Einmaliges – das in exakt dieser Form noch nie gemacht wurde. Hier gibt es manchmal eine Diskussion, ob die Eröffnung eines neuen Geschäfts denn wirklich nach 20 bestehenden Eröffnungen noch „einmalig“ ist. Ich bejahe diese Frage immer, denn an diesem Standort, in der Immobilie, mit dem Team, den Behörden vor Ort etc. ist es auch in meinen Augen wieder etwas absolut Einmaliges.

Wesentlich für ein Projekt ist das dazugehörige Ziel. Die DIN spricht von Vorgabe, ich bevorzuge eher die Idee einer Zielvereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Eine Vorgabe lässt wenig Raum für Klärung und findet auch meist nicht auf Augenhöhe statt, umso schwieriger ist es dann, das Ziel wirklich zu erreichen. Eine Vereinbarung fordert umgekehrt geradezu Abgleich, Kommunikation, Austausch und findet damit eher auf Augenhöhe statt: die bessere Ausgangsbasis für die weitere Zusammenarbeit im Projekt, finde ich.

Das Projekt und seine Abgrenzungen

Das Projekt hat zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen. Das bedeutet zunächst einmal einen klaren Anfang und ein sauberes Ende. Erfahrungsgemäß ist das klare Ende eher das Problem. Die Frage, wann das Projekt nun wirklich beendet ist, ist nicht immer leicht zu beantworten. Wenn das neue Produkt entwickelt ist? Wenn es am Markt etabliert ist? Wenn wir dafür keine Teile mehr im Lager haben müssen?

Die finanziellen Begrenzungen kennen natürlich alle Projektbeteiligten als die Frage nach dem Budget. Wie auch die personellen Ressourcen (idealerweise als Projektteam) ist auch das Budget oft knapp und sollte gut überwacht werden.

Ein Projekt sollte natürlich auch gut gegenüber anderen Vorhaben, also Projekten, abgegrenzt sein, was wiederum zum Thema Ziele führt. Ich empfehle für die bessere Abgrenzung auch gerne, Nicht-Ziele zu beschreiben, um klar zu machen, was im Projekt eben NICHT getan wird. Das kann etwa so aussehen, z.B. ein Produkt zu entwickeln, es aber NICHT im Markt einführen oder ein IT-System zu entwickeln und zu konfigurieren, es aber nicht weltweit auszurollen. Diese Abgrenzung kann auch darin bestehen, neben anderen Vorgaben einen Betrieb NICHT zu übernehmen.

Und schließlich hat ein Projekt eine ganz eigene, projektspezifische Organisation. An dieser Stelle verweise ich unsere Leser gerne auf den ersten Teil unserer Blog-Reihe zum Thema „Projektmanagement“,  in dem die Projektrollen, Auftraggeber, Projektleiter und Team genauer beschrieben sind.

Projektdefinition nach DIN ISO 21500

Mittlerweile wurde die gute alte DIN 69901 von einer neueren, europäischen bzw. ISO- Norm abgelöst. Diese neue DIN ISO 21500 hat eine lange Entwicklungszeit in vielen Gremiensitzungen hinter sich und ist sicherlich auch von anderen Organisationen wie dem amerikanischen PMI beeinflusst. Das hat dazu geführt, dass sie meiner Meinung nach viel zu umfangreich und kompliziert geworden ist.

Die DIN ISO 21500 definiert ein Projekt wie folgt:

„Ein Projekt besteht aus einer einzigartigen Gruppe von Prozessen, die an einer Zielsetzung ausgerichtete, koordinierte und gesteuerte Vorgänge mit Beginn- und Fertigstellungsterminen umfassen. Zur Erreichung der Projektziele ist die Bereitstellung von Lieferobjekten erforderlich […].

Unterschiede in Projekten können bedingt sein durch: erstellte Lieferobjekte, einflussnehmende Stakeholder, eingesetzte Ressourcen, Randbedingungen […]

Jedes Projekt hat einen konkreten Beginn und ein konkretes Ende und ist für gewöhnlich in Phasen unterteilt.“

Sie sehen schon, da sind einige Aspekte hinzugekommen. Am sinnvollsten finde ich persönlich den Hinweis auf die Stakeholder, denn ich halte das Management der Stakeholder besonders bei strategischen Projekten mit großer „Reichweite“ im Unternehmen für eine sehr wichtige Aufgabe. Die Stakeholder-Analyse finden Sie übrigens neben vielen anderen Themen auch in meinem Buch erklärt „Der Anti-Stress-Trainer für Projektmanager“.

Wie lautet Ihre Definition des Projekts?

Was ist Ihre Definition eines Projekts? Ich kann Ihnen nur empfehlen, sich mit der Frage im Unternehmen zu befassen. Am besten in einem Team, das über die Hierarchie hinweg besetzt ist – gerne auch mit einem Mitglied der Geschäftsführung – und das auch Erfahrung mit Projekten im Unternehmen hat. Beschreiben Sie die Projekte so, wie sie auch wirklich im Unternehmen laufen und wie Sie das Thema definieren wollen.

Eine häufige Frage ist dabei, ab welchem Aufwand oder welcher Laufzeit es überhaupt ein Projekt ist. Einer meiner Kunden hat dazu klar beschlossen, dass ein Vorhaben unter einem Aufwand von fünf Personentagen kein Projekt sein soll. Bei anderen Kunden gibt es für Projekte eine klare und saubere Beauftragung durch das Management. Das führt uns allerdings schon zum nächsten Thema, nämlich dem Projektauftrag. In einer grundlegenderen Analyse dazu werde ich mich  in einem eigenen Blog-Beitrag damit auseinandersetzen.