Projektreview mit lessons learned

Ein Projektmanagement-Werkzeug, das meines Erachtens einen großen Nutzwert für den Kunden hat, ist das Review bzw. Projektreview mit lessons learned (Projektlernen). Eingesetzt wird es zum Beispiel dann, wenn in der Vergangenheit ein Projekt aus Kundensicht nicht optimal verlaufen ist und im Folgeprojekt vermieden werden soll, dieselben Fehler wieder zu machen. Betreffen kann dies die Planungsqualität und das methodische Vorgehen, aber auch die Zusammenarbeit im Team, die Abstimmung zwischen den Abteilungen und der Kontakt mit Partnern und Auftraggeber.

Im Projektreview sollen sowohl Erfolgsfaktoren als auch kritische Punkte identifiziert werden. Als Ergebnis des Projektlernens können wichtige Stärken und Erfolgsfaktoren für Folgeprojekte erarbeitet werden. Aus Problemen und Schwachstellen lassen sich beim Projektlernen präventive Maßnahmen für künftige Projekte ableiten.

Folgende Punkte kann ein Review oder Projektreview beinhalten:

Vorstellungsrunde der Teilnehmer und Klärung von Erwartungen
Klärung von Rollen und Vereinbarung eines Arbeitsvertrags (Kontrakt) für das Review (z.B. Offenheit, keine Schuldfragen, Lösungsfokus)
Erlebnisorientierte Einstimmung auf das Projektreview. Alternativ: Was hat uns vorangebracht? Was hat uns zurückgeworfen? (z.B. Teilnehmer sortieren ihre Erfahrungen selbst auf Pinnwände ein)
Rückschau auf die das vergangene Projekt: Wie ist die Zufriedenheit mit Zielen/Ergebnis, Zeitrahmen, Budget/Kosten, Qualität im Projekt, Teamarbeit und Zusammenarbeit. Was ist gut gelaufen? (Blick auf Ressourcen und Stärken) Was sollte verbessert werden? Schwachstellen-Analyse (z.B. mit Ishikawa-Diagramm). Alternativ: SWOT-Analyse
„Kommunikationspause“ zum informellen Austausch zwischen den Teilnehmern
Lessons learned: 5 Punkte, die wir im nächsten Projekt genauso machen (best practice) und 5 Punkte, die wir im nächsten Projekt anders handhaben werden.
Gemeinsames Erarbeiten eines groben Projektplans mit Meilensteinen.
Aufsetzen der Projektorganisation
Evtl. Stakeholder-Analyse
Vereinbarung von weiteren Maßnahmen
Gemeinsamer Abschluss des Projektreviews
Evtl. Social Event

Projektreviews sind individuell

Die genauen Inhalte des Reviews werden mit dem Kunden abgestimmt. Der Auftraggeber kann als neutralen Moderator den (externen) Projektcoach oder Projektmanager einsetzen. Das ist vor allem dann ein Vorteil, wenn aus dem vergangenen Projekt verhärtete Fronten hervorgegangen sind, man sich weiterhin nicht einig ist und das nächste Projekt an ähnlichen Problemen zu ersticken droht – außerdem erleichtert es die Sicht auf die Dinge aus einer anderen Perspektive, nämlich eben nicht aus der eigenen, firmenbezogenen.

Beim Review geht es nicht um Schuldfragen

Ganz wichtig ist, dass es beim Projektreview nicht um Schuldfragen geht: Es wird niemand an den Pranger gestellt und nicht im Klein-Klein gewühlt. Es ist zudem wichtig, dass dies von vornherein beim Kunden so kommuniziert wird, auch intern: Sonst lehnen die Mitarbeiter das Review möglicherweise schon im Vorfeld ab.

Damit das Review erfolgreich ablaufen kann, benötigt der Projektcoach vom Auftraggeber ebenfalls Informationen. Im Kundenbeispiel wurde Folgendes angefordert:

Vollständige Liste der geplanten Teilnehmer mit ihrer Funktion
Liste mit den Punkten, die im vergangenen Projekt schlecht gelaufen sind
Eventuell bereits geäußerte Erwartungen und Ideen von Teilnehmern und Stakeholdern zu Zielsetzung, Ablauf, lessons learned etc.

Der Nutzen aus einem Projektreview

Ein Projektreview bringt hohen Nutzen für alle Beteiligten:

verbessertes Projekt- und Qualitätsmanagement
mehr Klarheit über Ressourcen und ihre bessere Nutzung
Fehler-Identifizierung und -behebung
erfolgreichere Folgeprojekte
bessere Zusammenarbeit im Projektteam
weniger Kommunikationsprobleme, weniger zwischenmenschlicher Stress
Auflösung von Spannungen im Team und Lösen bisher ungeklärter Konflikte
Zeit- und Kostenersparnis bei künftigen Projekten

Wenn Sie mehr Informationen zum Projektreview benötigen oder selbst ein Projektreview mit lessons learned planen, kontaktieren Sie uns gerne: info@drblaschka.de

Bild: clipdealer