Projektmanagement: Der 12-Punkte-Plan, Teil 3

Nach unserer Erfahrung besteht ein Projektmanagement-System in Unternehmen aus zwölf Punkten. Die ersten acht kennen Sie nun bereits aus unseren letzten beiden Newslettern oder unserem Blog (Teil 2 und Teil 1). Die weiteren Punkte 9 bis 12 helfen organisatorisch und bringen Struktur ins Projekt:

9. Dokument-Vorlagen (Templates) als Formulare
10. Jobprofile für Projektleiterinnen und Projektleiter
11. Seminare und Trainings nicht nur zur Projektmanagement-Methodik, sondern auch zu Führung, Moderation etc.
12. Kompetente Projektleiterinnen und Projektleiter, die auch Führungskompetenz mitbringen.

Dokument-Vorlagen (Templates)

„Projektmanagement ist doch nur endloser Formularkrieg. Dafür habe ich keine Zeit!“ diesen Einwand höre ich sehr oft in Seminaren. Doch wenn ich frage, welche Formulare es im Unternehmen überhaupt gibt, fallen die Antworten spärlich aus.

Meiner Erfahrung nach gibt es zwei große Gruppen von Projektleitern:

• Die Künstler und Freigeister, die jede Art von Formalisierung als massive Beeinträchtigung ihrer persönlichen Freiheit empfinden
• Die Profis, die erkennen, dass Formulare nützlich sind fürs Projekt, weil sie verbindliche Standards schaffen.

Und so handhaben die Profis die Formulare:

• Passend zur Projektgröße gibt es einen Mindestsatz an Formularen, die zwingend verwendet werden müssen. Füllen Sie auch für kleine Projekte z.B. einen Projektauftrag aus, und wenn es nur stichpunktartig ist. Das Formular ist eine hilfreiche Checkliste.
• Streichen Sie Passagen, die Ihnen nicht sinnvoll erscheinen oder tragen als Inhalt „keine“ bzw. „nicht bekannt/unzutreffend“ ein.

Im Projektmanagement-System unserer Firma gibt es folgende Dokument-Vorlagen als Mindestvorgabe für Projekte:

• Projektauftrag
• Projektplan mit Phasenkonzept (zur Nutzung in MS Project)
• Projektlogbuch oder Liste der offenen Punkte (LOP)
• Statusbericht an den Auftraggeber
• Agenda und Protokoll für den Jour Fix
• Projektabschluss

Für umfangreichere Projekte gibt es Vorlagen, bei denen der Projektleiter entscheidet, welche er verwendet. Stellen Sie die Vorlagen zur freiwilligen Nutzung im Intranet bereit. Erstaunlicherweise erhöht die Freiwilligkeit den Nutzungsgrad deutlich.

Falls Sie diese Vorlagen als Basis für Ihre eigenen Vorlagen benutzen wollen, kontaktieren Sie uns bitte. Wir senden Ihnen die Vorlagen gern im Quellformat zu.

Jobprofile für Projektleiter

Welche Skills braucht ein Projektleiter? Oft herrscht die Meinung vor, genügend Projekterfahrung bedeute auch ausreichende Fachkompetenz. Ich bin überzeugt, dass zu viel fachliche Kompetenz für einen Projektleiter eher hinderlich sein kann, weil die Versuchung groß ist, bei fachlichen Fragestellungen zu tief ins Thema einzusteigen. Das kann Teammitglieder sogar demotivieren, weil es schlimmstenfalls deren individuelle Kompetenzen untergräbt.

Somit brauchen Projektleiterinnen und Projektleiter deutlich mehr Kompetenzen als nur die fachliche Kompetenz: Sie müssen nicht nur Probleme lösen können, sondern sind in der Regel auch die ersten Ansprechpartner, wenn es darum geht, Konflikten entgegen zu steuern. Sie müssen geschickt sein im Verhandeln mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, und zum Beispiel auch gut präsentieren und moderieren können.

Wenn Sie Ihre Projektleiter – und mögen sie noch so erfahren sein – dabei unterstützen wollen, ihre Aufgabe gut zu meistern, dann stellen Sie entsprechende Kompetenzmodelle und Jobprofile auf. Staffeln Sie die Kompetenzen nach Kompetenzbereich und Erfüllungsgrad für unterschiedliche Komplexitätsgrade von Projekten. Sorgen Sie dafür, dass jetzige und künftige Projektleiter in diesen Kompetenzen geschult werden, was uns zum nächsten Punkt führt.

Projektmanagement-Trainings

Damit Ihre Projektleiter die entsprechenden Kompetenzen im gewünschten Maß erfüllen können, müssen natürlich diese Fähigkeiten freilich erst einmal entwickelt und trainiert werden. Somit ist es die Aufgabe der Personalentwicklung, entsprechende Trainings und Seminare aufzusetzen.

Nach unserer Erfahrung aus zahlreichen Kundenaufträgen umfasst ein entsprechendes Schulungs-Angebot in etwa folgende Themenbereiche:

• Grundlagen der Projektmanagement-Methodik (2-3 Tage)
• Führen und Teamarbeit im Projekt (2-3 Tage)
• Präsentation und Moderation im Projekt (2-3 Tage)
• Verhandeln im Projekt (1-2 Tage)
• Konfliktmanagement im Projekt (2-3 Tage)

Achten Sie darauf, dass Sie sich für Trainer entscheiden, die sowohl die entsprechende Projektmanagement-Erfahrung mitbringen als auch die passenden didaktischen Kompetenzen (z.B. durch eine Trainerausbildung). Branchenerfahrung ist nützlich, aber kein Ausschlusskriterium. Gute Projektmanagement-Trainer sind auch immer wieder selbst im Projektgeschäft als Projektleiter oder Berater unterwegs, achten Sie bei der Auswahl darauf.

Kompetente Projektleiterinnen und Projektleiter

Was hilft Ihnen das schönste Projektmanagement-System, wenn Sie danach keine kompetenten Projektleiter im Unternehmen haben? Sorgen Sie dafür, dass die Projektleitung als attraktive Aufgabe im Unternehmen wahrgenommen wird. Ein positives Image des Projektgeschäfts etabliert oft auch eine weitere Management-Laufbahn neben der klassischen Laufbahn als Linienmanager (Abteilungsleiter etc.). Entscheiden Sie in Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung, ob Sie die Projektschiene als weitere Management-Laufbahn etablieren und kommunizieren wollen.

Manche Unternehmen bauen sogar einen Pool von Projektleitern mit verschiedenen individuellen Fähigkeiten und Erfahrungswerten auf und erzeugen so auch bei einigen Mitarbeitern den Wunsch, eines Tages ein Projekt leiten zu wollen. Freuen Sie sich über dieses Potential an Führungskräften. Zeigen Sie, dass Sie die unterschiedlichen persönlichen Kompetenzen wertschätzen und als wichtig für die Unternehmensentwicklung erachten. Wer im Projekt Führungsqualitäten beweist, ist sicher noch für andere Aufgaben im Unternehmen geeignet.