Projektarbeit leicht gemacht: Das Magische Quadrat

Das Magische Quadrat

Bei Projekten arbeiten Teams häufig mit grafischen Darstellungen. Sie visualisieren zum Beispiel des Status quo des Projekts, Meilensteine oder Probleme. Das „Magische Dreieck“ kennen sicher die meisten Leser. Es zeigt bildlich das Zusammenspiel der wichtigsten Projektparameter (Lauf-)Zeit/Termine, Kosten/Budget und Leistung/Kapazität oder Ressourcen. Der Projektleiter kann anhand des Dreiecks die Folgen erkennen, die eine Veränderung bei einer Größe auf die restlichen Parameter bewirkt. Im Projektmanagement leistet das „Magische Quadrat“, so schlicht die Grafik auch daherkommt, oft wertvolle Dienste. Etwa, wenn der Projektleiter Planabweichungen feststellt. Das kann schlimme Folgen für das Projekt haben – oft ist aber nicht gleich klar, wo Ursache und Wirkung liegen.

Komplizierte Sachverhalte einfach darstellen

Das „Magische Quadrat“ kann dies klären. Es ist eine Erweiterung des Dreiecks um die Komponenten Qualität und Inhalt. Für mich ist es damit viel praxistauglicher als das Dreieck, in dem eine Ecke oft auch mit „Ziele“ bezeichnet wird. Bisweilen fasst das Dreieck meiner Ansicht nach zu viele Parameter unter einem Punkt zusammen. Qualität zum Beispiel ist aber eine Komponente, die man eigentlich erst messen muss, um sie zu bewerten.

Während die Fläche des Quadrats immer gleich groß bleibt, verzerrt sich seine Form bei Parameterveränderungen zu einem (ungleichmäßigen) Trapez. Beispiel: Verschieben sich bei einem Projekt wichtige Termine, muss ein Unternehmen möglicherweise das Projekt länger finanzieren, also das Budget noch einmal erhöhen. Nicht zuletzt, weil Mitarbeiter aus der Linie nun ebenfalls länger dem Projekt zur Verfügung stehen müssen. Damit verschieben sich im Quadrat parallel zum Parameter Zeit die Eckpunkte für Geld und Leistung bzw. Inhalt. Oder: Die Qualitätssteigerung bei einem Produkt oder einer Dienstleistung kann sich zunächst negativ auf die internen Kosten auswirken. Legt man eine Budgetkürzung zu Grunde, könnte das bedeuten, dass weniger Teammitglieder am Projekt beteiligt werden können und das Projekt dadurch schneller durchgezogen werden muss – zu Lasten von Inhalt und/oder Qualität. All dies lässt sich am „Magischen Quadrat“ visualisieren und dies auf einfache Weise, in relativ kurzer Zeit und für jeden nachvollziehbar.

Mit Bildern Denkvermögen anregen

Ich arbeite sehr gern mit solchen Visualisierungen und baue sie, wenn möglich, in Coachings und in Handouts ein. Die Erfahrung – gestützt durch Erkenntnisse aus der Neurobiologie – zeigt: Bilder helfen uns, Gehörtes oder Gelesenes besser zu verarbeiten und aufzunehmen. Wir erkennen schneller auf einen Blick, worum es geht. Das Denkvermögen wird auf gesunde Weise angeregt. Das Magische Quadrat ersetzt (im ersten Schritt) beispielsweise seitenweise Ausführungen! Was nicht heißt, dass es Projektleitern die Arbeit abnimmt, Planabweichungen in ihrem Bericht zu erläutern… das wäre dann doch zu einfach!