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Mehr Erfolg im Projektmanagement

Ob es um die Bearbeitung eines aufwendigen Kundenauftrags, die Einführung einer neuen Software oder den Neubau einer Logistikhalle geht: Die erfolgreiche Abwicklung einfacher und komplexerer Projekte stellt kleine wie große Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Wie man durch ein gezieltes und professionelles Projektmanagement Reibungsverluste und finanzielle Verluste vermeiden kann und damit mehr Erfolg hat, das möchte ich in diesem Blogbeitrag einmal näher erläutern. Ausgehend von einem aktuellen Fallbeispiel erfahren Sie beim Lesen ganz konkrete Anregungen und Tipps für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen. In weiteren Blogbeiträgen werden wir dann einzelne Themen weiter vertiefen. Deshalb gilt: Stay tuned!

Die Themen vorab im Überblick:

 

Projektmanagement im Visier

Vor einigen Wochen durfte ich bei einem neuen Kunden ein Training zum „Professionellen Projektmanagement“ halten. Das Unternehmen ist ein solider mittelständischer Betrieb. Die Branche soll hier weniger interessieren, weil sowohl Ausgangspunkt als auch unser Lösungsvorschlag nicht branchenspezifisch sind. Das Unternehmen war ursprünglich als kleiner Familienbetrieb gestartet und ist nun über mehrere Generationen zu einem respektablen mittelständischen Unternehmen herangewachsen. Aktuell stehen einige Herausforderungen wie der Neubau der kompletten Produktion an – und damit kam die Frage auf, wie man nach etlichen, etwas chaotisch verlaufenden Projekten mit viel Verzug und Budget-Überschreitungen das nächste große Projekt einmal richtig, also professionell angeht.

In dieser Situation kam ich ins Spiel. Ein Partner, der dieses Unternehmen bereits länger in der Organisationsentwicklung begleitet, empfahl, mich als Profi für das Thema Projektmanagement ins Haus zu holen. Nach einer kurzen Auftragsklärung kam der dringende Wunsch des Kunden, mit einem Training „Professionelles Projektmanagement“ zu beginnen. Wir bieten das Thema sowohl für Inhouse-Schulungen als auch in Form des offenen Trainings an. Teilnehmerkreis war die Führungsmannschaft um die Geschäftsführung sowie weitere wichtige Personen, zum Großteil langjährige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wer startet die Projekte?

Ich hatte in den beiden Trainings recht engagierte Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor mir. Sie brannten regelrecht drauf, endlich mal die Projekte „richtig“ umzusetzen und damit auch erfolgreich abzuschließen. Gelegentlich kam die Skepsis auf, ob das denn alles so im Unternehmen umzusetzen sei, weil man z.B. schon die Rollen im Projekt nicht klar würde besetzen können. So sei der Auftraggeber immer der Geschäftsführer, was natürlich für den Neubau der Produktion Sinn macht, jedoch wenig hilfreich ist, wenn ausschließlich die Geschäftsführung Projekte im Unternehmen startet. Davon abgesehen, dass es sicher nicht der Realität entspricht, dass nur die Geschäftsführung „Ideen“ hat, die dann jemand anders als Projekt realisieren soll.

Und so begannen wir schon im Training immer wieder, die Themen und Aktivitäten zu sammeln bzw. vorzubereiten, um die es nach dem Training konkret im Unternehmen ging. Mit anderen Worten: Das Training war sozusagen gleich ein Workshop des parallel dazu  laufenden Projekts zur Organisationsentwicklung. Aus Sicht des Trainers ist das nicht immer ganz einfach, weil nach meiner Erfahrung viel Diskussionsbedarf besteht. Dazu kommt, dass ich meine Rollen als Trainer, der Input vermittelt, vom Moderator mit begrenzter Zeit für Diskussionen und Berater trennen muss. Letzterer unterstützt zwar mit seiner Erfahrung die Einführung im Unternehmen, darf aber auch nicht zuviel Input vorgeben.

Dennoch will ich die Gelegenheit nutzen, den konkreten Fall mit einem allgemeinen Einblick in die Themen und Folge-Aktivitäten beim Projektmanagement zu verbinden.  Zunächst wurde also beschlossen, aus den beiden Trainingsgruppen ein Team zu bilden, das sich das Thema „Projektmanagement @ Beispielfirma“ vornimmt. Das Team beschäftigte sich zunächst mit der Projektdefinition, die für das Unternehmen gelten sollte.

Projekte passend definieren

Parallel dazu wurde unsere Vorlage „Projektauftrag“ für das Unternehmen überarbeitet und nicht relevante Themen gestrichen. In der nächsten Betriebsversammlung wurden beide Themen vorgestellt und eine entsprechende Seite im Intranet eingerichtet. Dort fanden sich die Projektdefinition, die Vorlage zum Download und die Namen der Ansprechpartner. Aus den ersten Rückmeldungen lässt sich schon klar sagen, dass allein diese beiden Themen den Projektbegriff im Unternehmen geschärft haben. Unsere Vorlagen zum Projektmanagement und  auch den Projektauftrag finden Sie unter https://www.drblaschka.de/unsere-vorlagen-zum-projektmanagement.

>> Das Thema der Projektorganisation – sowohl im Projekt als auch zu der Frage, wie die Projektorganisation im Unternehmen gelebt wird – finden Sie im nächsten Blogbeitrag.

>> Mehr Informationen zu den Trainings Führen im Projekt, Professionelles Projektmanagement und Management 3.0

Dr. Markus Blaschkas Tipp:

Als Projektleiter bin ich für das gesamte Projekt verantwortlich, muss aber nicht selbst alles erledigen!

© by Dr. Markus Blaschka 2019

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