Plan B für den Risikofall

In meinen Blogbeiträgen habe ich das Thema „Professionelles Projektmanagement“ bereits unter vielen verschiedenen Gesichtspunkten beleuchtet. Ein nicht unwesentliches und zweckdienliches Instrument aus dem Werkzeugkasten für Manager ist das Risikomanagement. Es sorgt dafür, dass bei rechtzeitigem, systematischen und planvollem Umgang mit Risiken der mögliche materielle oder finanzielle Schaden minimiert wird. Durch Transparenz und die Beseitigung von Unsicherheiten lassen sich auch Chancen im Regelfall besser nutzen.

Speziell der Projektleiter steht als Verantwortlicher in der Regel im Feuer, wenn etwas schiefgeht.  Ein professionelles Risikomanagement ist für ihn eine Art Lebensversicherung. Von daher möchte ich im Folgenden kurz wesentliche Einflussgrößen skizzieren, um dann auch mit Verweis auf ein entsprechendes Kapitel in meinem Buch „Der Anti-Stress-Trainer für Manager“ das Risikomanagement am konkreten Beispiel zu veranschaulichen.

Die passende Risikostrategie

Die Risikostrategie ist im Wesentlichen abhängig vom Leitbild und den Zielen der Organisation. So liegt es auf der Hand, dass ein Unternehmen, dass in Innovationen ein großes Potential und Geschäftsmodell sieht, eine andere Vorstellung von Risikomanagement haben wird als ein Unternehmen für Geldtransporte oder Statikberechnungen.

Einzubeziehen sind beim Risikomanagement auch die unterschiedlichen Arten von Risiken, die auftreten können. Prozessrisiken betreffen den Prozess der Herstellung oder Leistungserstellung und können somit direkte Außenwirkung haben.

Arten von Risiko

Finanzielle Risiken betreffen die wirtschaftliche Situation, Projekt- und Kapazitätsrisiken die Kosten- und Terminsituation sowie unvollständig definierte Rollen, Aufgaben und Schnittstellen. Oder gar die Fluktuation im Projektteam. Soziale Risiken umfassen die Beschäftigten (Motivationsmangel!), ebenso wie sich technologische Herausforderungen durch den Einsatz neuer Technologien auftun können.

Risiken zu kalkulieren, ist im Übrigen eine Teamaufgabe. Jeder muss wissen, was auf das Projekt zukommen kann und was dies im Einzelfall für das eigene Aufgabengebiet bedeutet. So kann jeder im Sinne der Eigenverantwortung vorsorgen. Für den Fall der Fälle und mögliche Lösungen lohnt es sich, die Erfahrungen aller beim gemeinsamen Brainstormen zu nutzen. Das Aufzeigen von Risiken darf dabei nicht demotivieren. Dem Projektleiter obliegt es, sie als Chancen darzustellen und Eigeninitiative vom Team einzufordern.

Das Risiko richtig analysieren

Je größer und teurer ein Projekt angesetzt ist, desto relevanter wird die Risikoanalyse. Wichtig ist in der Regel, genügend Vorlaufzeit einzuplanen. Als Projektleiter kennen Sie ihr Unternehmen und sicher auch die Macken mancher Mitarbeiter. Sie haben den Kalender im Blick und wissen, wann Brücken- oder Feiertage anstehen.

Dank des detaillierten Projektplans können Sie abschätzen, wann mit welchem Etappenziel zu rechnen ist und wann mit dem Projektende. Fällt das gerade in die Vorweihnachtszeit mit der Freude auf baldigen Urlaub, dürfte sich die Lust auf Meetings und Überstunden extrem einschränken. Machen Sie sich also rechtzeitig Gedanken, wie Sie ihr Team motivieren und durch die letzte Phase bringen.

Fragen zum Risikomanagement

Aus meiner Praxiserfahrungen sind weitere Überlegungen  anzustellen: Wie sieht es aus, …

… wenn zusätzliche Geldmittel erforderlich sind? Zum Quartals- oder Jahresende sind die Finanzen häufig schon ausgeschöpft.

… wenn Termine platzen oder sich zeitlich arg verschieben? Reichen die Zeitpuffer aus? Der Unterschied zwischen drei Tagen und drei Wochen kann schnell für eine kleine Katastrophe sorgen.

… wenn es technische Probleme gibt oder bestimmtes Fachwissen fehlt? Braucht es unter Umständen in einer bestimmten Phase einen Experten von außerhalb, der nicht auf die Schnelle zur Verfügung steht?

… wenn Verträge doch nicht so hieb- und stichfest sind, wie vermutet?

… wenn Ressourcen, Zeitvolumen, Arbeitspensum oder Zulieferungen von anderer Stelle/Abteilung falsch einkalkuliert wurden?

… wenn das Umfeld der Stakeholder Probleme macht, die vielleicht ganz eigene Ziele verfolgen?

Auf den richtigen Plan kommt es an

Damit aus kleinen Risiken keine großen Schadensfälle oder Katastrophen werden, nehme ich mir immer eine Anleitung oder einen Leitfaden vor, auf dem die wichtigsten Eventualitäten erfasst sind.

1) Risikoermittlung: Entscheidend ist, potenziell risikoreiche Arbeitspakete zu identifizieren und Konsequenzen für weitere Arbeitsschritte zu bedenken. Welche Art von Risiko ist wie groß (Umfeld, Verträge, Technik, Finanzen, Kapazitäten, Termine)?

2) Schadensabschätzung: Sie sollten sich klar darüber werden, wie groß ein eventueller Schaden bei Risikoeintritt ist. Beeinträchtigt dieser den Projektverlauf? Sind nur Etappenziele gefährdet oder steht die Ampel gleich komplett auf Rot?

3) Ursachenbetrachtung: Was könnten die Ursachen und auslösenden Faktoren für Risiken sein?

4) Verantwortungsebene: Bei welchen Projektrisiken können Sie als Projektmanager selbst noch die Verantwortung tragen und Schaden begrenzen? Wann muss die Entscheider-Ebene mit herangezogen werden?

5) Risikominimierung: Sinnvoll ist, sich im Vorfeld die Frage zu stellen, wo und wie das Team im Vorfeld Risiken minimieren kann und wo nur im Nachhinein Reparaturen möglich sind?

6) Schriftliche Dokumentation: Es empfiehlt sich, mögliche Risiken zu identifizieren, zu beschreiben und zu bewerten. Für die bessere Steuerung lassen sich die Punkte auf einer qualitativ untergliederten Überblicksliste mit Prioritäten festhalten. Hilfreich ist auch, entsprechende Arbeitsanweisungen mit zu erfassen.

Mit diesem Instrumentenkoffer zur Risikobehandlung aus dem Projektmanagement sind Sie vor den gröbsten Überraschungen erstmal gefeit. Wer noch ein bisschen tiefer in die Thematik und weitere Ansatzpunkte für Problemlösungen einsteigen will, dem empfehle ich mein handliches Buch: „Der Anti-Stress-Trainer für Projektmanager.“ Damit lässt sich nicht nur kommenden Herausforderungen entspannt entgegensehen. Auch für die innere Work-Life-Balance ist dieser praxisorientierte Handlungsfaden ein wichtiger Ratgeber.

Dr. Markus Blaschka: Der Anti-Stress-Trainer für Projektmanager. Auf den Punkt geplant und trotzdem entspannt, Verlag Springer Gabler 2017, 74 Seiten, ISBN: 978-3658158590.